S technickými prezentacemi má spoustu lidí problém. Od IT a BI přes Big data až po vědecké prezentace a finanční výsledky firmy. Někdy prostě potřebujeme prezentovat spoustu čísel a je těžké je ukázat tak, aby jim ostatní jasně porozuměli. S tím jak vytvořit technickou (vědeckou) prezentaci tak, aby měla úspěch vám pomůže následující prezentace. Mrkněte.
Skoro čtyři roky chodím na vysokou a většina prezentací s powerpointovými slajdy za nic nestojí. Mimo školu to není o nic lepší. Proč většina prezentací je spíše nástrojem ďábla a co s tím můžeme dělat?
Následuje můj osobní seznam těch největších chyb, které můžete v prezentaci či její přípravě udělat:
Zkuste dát do Google "filetype:ppt prezentace" a najdete v prvních výsledcích tyto prezentace (ukázky). Vidím, že právě vy máte obrovskou šanci v prezentaci vyniknout, jde o pole neorané.
Pokud se vám líbil tenhle článek, sdílejte ho prosím. Pomůžete tak změnit způsob prezentování v ČR k trochu lepšímu.
Neotřelé výsledky Google na "umění prezentace". Nezapomeňte na desatero:
Jak dlouho byste četli "Lisabonský proces?".
Zachraňme nejdříve sebe:
Základní hodnoty, které vyznáváme: "náušnice v uchu", "fotbalový gaučink":
Závěrečný slajd z přednášky managementu aneb lopatkou a tvrdou prací k CEO.
Aktualizace 27. 11. 2016: Tento článek se stal nejčtenějším článkem na blogu a rozhodl jsem se ho tedy doplnit o bonusové video, které si rozhodně nenechte ujít!
Otázky a odpovědi (Q&A) na konci vaší prezentace nebo workshopu mohou být poměrně snadno nejužitečnější částí celé akce. Nejde tak ani o to, že každý se může na cokoliv zeptat. Nejde tak ani o to, že se skoro vždy bude někdo ptát na záludné otázky, na divné otázky, na otázky na které neznáte odpověď, na otázky které vás nenapadlo že by se někdo mohl zeptat.
Jde o to, že díky Q&A můžete vytvořit s lidmi v publiku vztah. Můžete začít komunikovat na osobní úrovni a reagovat na základní lidskou potřebu. Druhou věcí je to, že se tak budete stávat opravdu dobrým řečníkem. Naučí vás to improvizovat, rychle reagovat na otázky a rychle řešit narušitele vaší akce.
Tady je seznam (bez jakéhokoliv pořadí) mých osobních tipů, které vám mohou (ale nemusí!) pomoci dobře vést Q&A:
...pokud byste měli na vaší prezentaci jen polovinu času? Je dost možné, že bude lepší to doopravdy vynechat a místo toho přidat příklady, které podpoří silnější polovinu.
Pokud máme na prezentaci málo času (třeba 20 minut), je poměrně snadné říct něco k věci. Pokud máte ale hodinu nebo dvě, hodně lidí se začne opakovat, přidávat nápady, které nejsou zas tak zajímavé.
Je daleko efektivnější držet se jádra vaší prezentace, tedy té poloviny, kterou byste nechali mít méně času. Zeptejte se sami sebe co byste prezentovali mít polovinu času - to je vaše jádro prezentace, snažte se ho co nejvíce držet.
Budete rádi, pokud si lidé z vaší prezentace odnesou jednu dvě (opravdu dobré) myšlenky. Proto nechte v prezentaci jen ty nejsilnější nápady a zbytek nechte na někdy jindy (nikdy?).
Pokud chcete udělat dobrou prezentaci, najděte nejdříve dobrý příběh, který podporuje vaši hlavní myšlenku. Kolem tohoto příběhu vybudujte zbytek prezentace a můj tip je, že budete mít úspěch.
Když se potkáte s kolegy v práci, říkáte si příběhy.
Když potkáme kamarády v hospodě, říkáte si příběhy.
Když prodáváte zákazníkům vaše zboží nebo služby, dost možná jim prodáváte příběh.
Lidé kupují Adidas, Nike, BMW, Audi, Swatch, Apple, Dell i Lenovo kvůli příběhům, které si vyprávějí.
Firmy se snaží vyprávět příběh svým zaměstnancům.
Zaměstnanci vypráví příběhy zákazníkům a potenciálním klientům.
Noviny, časopisy a internet - všechny média jsou plné příběhů.
Jste na řadě. Začnete dávat příběhy i do vaší prezentace?
Většina prezentací za moc nestojí. Většina seminářů je ztrátou času a většina školeních je omílání selského rozumu, zabaleného do buzzspeaku. Jak udělat zatraceně dobrý workshop, z kterého si lidé opravdu něco odnesou?
Jinými slovy - jak být užitečným? Jak předat lidem něco vzácného takovou formou, aby si to zapamatovali, uměli to použít a do akce se pustili ještě ten samý den/týden?
Z praxe jsem si odnesl především těchto sedm tipů, které vám pomohou udělat zatraceně dobrý workshop:
Zjistěte si maximum o vašich posluchačích. Nestačí vědět kolik lidí přijde, jestli jsou to muži či ženy a jaké mají vzdělání. Obyčejné geografické údaje vám příliš nepomohou. Potřebujete vědět jejich zájmy, které čtou blogy, co je opravdu zajímá, co si chtějí z workshopu odnést, které lidi followují na twitteru, co je pro ně důležité, komu a čemu věří. Jděte za geografické údaje.
Soustřeďte se na to být užitečným. Nejde o vaší show, jde o hodnotu, kterou si lidé mají odnést. Hodně lidí se mě ptá, jak udělat dobré slajdy. Jak udělat skvělou prezentaci. Jak zaujmout posluchače. Můžete mít všechny tyhle věci a stejně udělat workshop, který je ztrátou času pro všechny. Snažte se být v první řadě užitečným. Pokud má vaše řeč být zábavná, musí být zábavná. Pokud je váš workshop o focení, lidé si mají odnést ty nejlepší triky jak dělat lepší fotky. Je to tak jednoduché, až mě skoro bolí to psát. Když je to tak jednoduché - proč to nedělá každý?
Zapojte vaše posluchače nebo spíše - vytvářejte show spolu s vašimi posluchači. Vždy když lidé mají něco udělat (nejlépe něco společného vytvořit), nebo když jde o soutěž - vždy když je zapojíte - bude vaše prezentace, váš workshop desetkrát lepší. Představte si přednášku biochemie, kde byste dostali za úkol udělat z balónu nějakou molekulu. Nebo když jste někde na předváděčce BMX kol a někdo vyzve člověka z publika aby si lehl na zem a toho pak jezdci na kolech přeskakují. Je to nebezpečné, nemusí to vyjít a publikum je zapojené do akce - nejlepší situace, jaká může být.
Vytvořte si plán B. (jinak nazývaný také co-se-může-všechno-podělat plán, nebo never-happened-before plán). Projektory občas nefungují, mikrofony občas přestávají fungovat. Občas vám zamrzne počítač uprostřed prezentace. Občas vám někdo ukradne počítač s prezentací, občas zapomenete, co jste chtěli říct. Občas budete nemocní, bude vás bolet hlava, bude vás iritovat manželka, bude vám zvonit mobil - Co s tím uděláte? Jak se připravíte na neočekávané situace v průběhu/před vaší prezentací?
Skončete včas. A raději dříve. Kolikrát váš štvalo, že nějaký seminář trval příliš krátce? NIkdy? Skoro vždycky prezentace trvají déle, než mají. Dobré jídlo je dobré, pokud je ho rozumné množství. Půl kila sushi v žaludku nikoho nepotěší - stejně tak i vy cílujte na kratší čas, než máte vyhrazený. Zůstane vám případně více času na otázky.
Otázky a odpovědi (Q&A) jsou zásadní součástí skoro každého workshopu. A je potřeba se připravit. Napište si seznam sto otázek, které můžou po vašem workshopu padnout - jak byste odpověděli?
Celý workshop natrénujte s nějakým dalším naostro. Nejlépe třikrát, pětkrát. Ta skladba, kterou jste slyšeli na koncertu a zněla tak ladně, tu hrál už potisícáté. Každou minutu trénoval tisíc minut, aby vám pak zněla naprosto hladce. Ten ladný golfový odpal co jste viděli na hřišti vypadá ladně nejspíše po deseti letech tréninku. Věci jsou nejdřív těžké, než jsou snadné. Řekněte váš workshop někomu jinému, celé si ho projděte na ostro - až pak s ním jděte do akce.
Věřím, že pokud se budete řídit těmito sedmi tipy, váš seminář, vaše práce a váš workshop se musí povést.
Aktualizace 27. 11. 2016: Tento článek se zařadil mezi TOP 3 články na blogu a rozhodl jsem se ho tedy doplnit o bonusové video, rozhodně si jej nenechte ujít!
Je těžké být dobrý designér, je ale poměrně snadné se stát v designu lepším a navrhovat tak lepší slidy než kdy dříve. V prezentaci níže vám ukážu 10 způsobů, jak přemýšlet jako designér. A vaše prezentace bude úspěšnější.
Předevčírem jsem měl opravdu důležitou prezentaci, ve které jsem měl jeden překlep. Sakra, jak jsem mohl být tak hloupý a nevšimnout si toho. Měl jsem poprosit někoho ať mi jí celou projde. Nebo ta chyba mohla být větší a mohl jsem říct, že to bylo schválně.
Mohlo to být ale daleko horší. Soustředím se na to, aby prezentace byla bez gramatické chyby. Jsou ale daleko horší chyby a těm se snažím vyhnout. Je snadné najít někoho, kdo vytvoří prezentaci bez gramatické chyby.
Kdo ale vytvoří prezentaci, která opravdu něco změní?
A to je podle mě to, na co bychom se měli právě nejvíce soustředit. Jasně, odstraňte gramatické chyby, ale hlavně, snažte se něco změnit. Ať lidi odchází trošku jiní, než přišli.
Nejdříve řešte jestli prezentace něco změní, pak řešte gramatické chyby.
Jednoduchý užitečný tip pro každou prezentaci: navrhujte vaše slidy pro poslední řadu.
I když to řečník s prezentací výše myslel dobře, slide bohužel nešel vůbec přečíst i když jsem seděl cca uprostřed místnosti, Slajd musí být v první řadě dobře čitelný - proč na něj dávat něco, co nikdo nakonec ani nepřečte?
Otestujete si to velmi snadno - zkuste při navrhování vašich slajdů dojít na konec pokoje/místnosti kde sedíte a podívat se na váš monitor. Pokud slajd v pohodě přečtete, je nejspíše navržen správně. V lepším případě přijďte do místnosti kde se bude prezentovat o den (či o hodinu dříve) a zkuste si promítnout všechny vaše slajdy, zatímco si sednete na nejhorší místo.
Pokud je vaše prezentace dobře čitelná i z nejhoršího místa v místnosti, je navržená správně.
Věřím, že existuje jednoduchý způsob práce (prezentační workflow), podle kterého můžete postupovat při přípravě každé prezentace, a výrazně vám pomůže a ulehčí práci.
Je potřeba si uvědomit, že každá situace a každá prezentace je jiná. Přesto vám tento návod může pomoci postavit se před návrh každé prezentace. Prezentační workflow je univerzální návod pro každou prezetaci - ať už jde o krátký meeting, nebo velkou konferenci - vždy ho můžete použít a upravit dle vlastních potřeb.
Příprava každé prezentace se skládá z následujících šesti kroků:
Motto: „Pokud chcete mít dobrý nápad, mějte nejdříve moře nápadů.“
Brainstorming s lepícími papírky
Prvním krokem k vytvoření skvělé prezentace je brainstorming. Vyhraďte si čas na klidném místě (vaše oblíbená kavárna, prázdná zasedací místnost), odpojte se od internetu, dejte váš telefon do tichého režimu a stopněte si na něm půl hodiny. Vašim cílem je přijít na co nejvíce nápadů na vaši prezentaci. Vaše nápady nijak nehodnoťte, cílem je kvantita – potřebujete vygenerovat co nejvíce nápadů. Pište jeden nápad na jeden lepící papírek, protože se vám tak budou snadno potom nápady organizovat do skupin.
Nyní máte spoustu nápadů pro vaši prezentaci. Podívejte se pečlivě po vašich nápadech a identifikujte jádro vaší prezentace – jinými slovy pokud si posluchači odnesou jen jedinou myšlenku, která to bude?
Identifikování jádra prezentace
Dále vytvořte skupiny nápadů s podobným tématem. Tím položíte základ struktuře vaší prezentace. Nápady, které jsou opravdu, mimo dejte pryč. Snažte se držet jádra prezentace a bodů, které ho podporují. Každý se snaží vložit do prezentace příliš mnoho a potom prezentace zahlcuje své posluchače. Odlište se, držte se v prezentaci jádra.
V této fázi je dobré si vytvořit personu – tedy průměrného posluchače jednoho typu. Pojmenujte ho co nejkonkrétněji, obrazně a vtipně – např. typ „spáč“, „to jsem teda zvědavý“, „šťoural“. Pomůže vám to si lépe představit posluchače, jejich potřeby a jak se na ně připravit.
Vytvoření struktury prezentace
Po tom, co seskupíte vaše nápady a identifikujete jádro vaší prezentace je čas na vytvoření struktury. Ať už je to jednoduchá struktura o dvou, třech blocích, potřebujete ji vytvořit jasně, tak aby se vaši posluchači při prezentaci neztratili. Často funguje dobře struktura tří – úvod, hlavní blok a závěr. Můžete mít ale i pět části či více. Záleží to na vás. Avšak pokud je to možné upřednostňujte jednoduchost.
Používat slajdy plné textu to je jako pohlednice z dovolené bez obrázků, billboard bez vizuálu. Internet je ale plný fotek a vy potřebujete nejdříve získat představu o tom, jak má vaše prezentace asi tak vypadat. Účastníci mých kurzů to potvrzují.
Minulého kurzu Šťavnaté slajdy se účastnili mimo jiné studenti ČVUT, kteří potřebovali prezentovat svoje nápady před odbornou komisí. Zeptal jsem se, jestli i oni stále navrhují design a architekturu. Pamatuji si jejich výraz a důraz, se kterým mi řekli následující věty: „Papír a tužka je stále ten nejlepší nástroj na návrh architektury, designu a určitě i slajdů. Není nic snazšího než navrhovat nápady a nové produkty na papíře. Vše se snadno může změnit a nepotřebujete více než papír a tužku.“
Neumíte kreslit, načrtávat? Nebojte se, stačí opravdu velmi jednoduché náčrty, ze kterých vám stačí, když si uvědomíte následující body:
Načrtnutí slajdů
Co vám přinese načrtnutí slajdů nanečisto? Pomůže vám to usměrnit myšlenky, jakým způsobem byste chtěli prezentovat, kde by mělo být co.
Na internetu jsou miliony obrázků. Pokud se do nich pustíte ještě dříve, než víte co vybrat, dostanete se do tzv. rozhodovací paralýzy. Náš mozek má totiž problém s porovnáním velkého počtu těžko porovnatelných alternativ. To vede často ke ztrátě energie, nerozhodnosti, neumět si vybrat. Je to, jako když otevřete email a máte tam stovku nepřečtených zpráv. Je daleko snazší si žádný email neotevřít, než si nějaký vybrat.
Načrtněte si tedy vaše slajdy na papír, uvědomte si, jaké k tomu budete potřebovat tak obrázky a pak se teprve pusťte do vyhledávání na internetu.
Navrhování a vytváření samotných slajdů na počítači je až předposledním krokem k vytvoření skvělé prezentace. Dnes může být každý skvělým řečníkem, pokud se bude držet právě tohoto workflow.
Navrhnutí slajdů na počítači
Před začátkem navrhování prezentaci si aktivujte Vodítka (Guides) na kartě Zobrazení (View) a rozdělte pomocí nich slajd na devět dílů v poměru zlatého řezu. Objekty umisťujte k vaší vytvořené mřížce. Díky tomu budou jednotlivé texty a obrázky vypadat uspořádaně a lépe strukturovaně.
Když budete navrhovat slajdy na počítači (ať už v Keynote, nebo v PowerPointu) vytvořte nejdříve podle vašich náčrtů první slajd a slajdy oddělující jednotlivé části prezentace. Tím získáte lepší přehled o struktuře samotné prezentace. Jednotlivé snímky prezentace si můžete zobrazit pomocí funkce Řazení snímků (Slide Sorter), která je v PowerPointu dostupná přes kartu Zobrazení V programu Keynote společnosti Apple je toto zobrazení nazvané Light Table a je dostupné v na kartě View v menu.
K tomu, abyste vytvořili dobrou prezentaci, potřebujete ostatní. Poproste vašeho kolegu či kolegyni, dejte si půl hodinku, uvařte si kávu a zavřete se do zasedačky. Odprezentujte vaši prezentaci a poproste o zpětnou vazbu. Co by bylo možné zlepšit? Byl jasný hlavní cíl vaší prezentace? Pokud mají zrovna všichni v práci napilno, poproste vašeho kamaráda, partnerku či partnera jestli jim můžete odprezentovat vaši prezentaci a získat tak skvělou zpětnou vazbu.
Představte si, že byste si objednali lístky na Pražské jaro, oblékli si sváteční šaty a zanedlouho seděli v prvních řadách. Chtěli byste, aby umělci hráli skladby před vámi poprvé? Občas by zaskřípali housle, občas vypadl rytmus, někdy by dirigent musel zastavit celý orchestr. Mysleli byste si - jací jsou to amatéři. Nebo byste snad chtěli být první, komu by odoperoval slepé střevo chirurg vám přidělený v nemocnici? Možná byste utekli nemocničním oknem a slezli po okapu pryč.
Diváci musí mít pocit, že je vaše řeč naprosto plynulá. Toho dosáhnete snadno – využíváním tohoto workflow a konstantním sbíráním zpětné vazby. Trénujte nanečisto stejně jako ostatní umělci a profesionálové a vaše prezentace dostanou úplně jinou úroveň.
Hodně štěstí do další prezentace!
